Как перейти от привычных, но устаревших процессов к максимальной эффективности? Своим видением, анализом внутренних страхов команд и действенными инструментами делится Надежда Бигун, директор по операционной эффективности в сфере закупок и управления цепями снабжения «Группы Нафтогаз».
Почему классический подход больше не работает?
В профессиональной сфере относительно системы Прозорро известна шутка: «Когда у тебя в руках только молоток, то все твои проблемы выглядят как одинаковые гвозди». Если единственная доступная процедура — это открытые торги, пространства для гибких закупочных стратегий почти не остается.
Сегодня сфера публичных и даже коммерческих закупок перегружена бюрократией. Часто процедура становится важнее результата. Однако современные условия требуют от бизнеса скорости и адаптивности. Когда планирование затруднено из-за высокой неопределенности и колебания цен, компаниям нужны новые инструменты.
Ловушка «пожарного»: Многие команды привыкают к перегруженным процессам. Изменения требуют интеллектуального ресурса и времени. Закупщики просто не могут исключиться из текущих кризисов, потому что боятся, что все сгорит и в результате адаптируются жить в постоянном режиме «пожара».
Динамическая система закупок (ГСЗ) на языке бизнеса.
Наиболее востребованным инструментом, спасающим от этой рутины, является динамическая система закупок (ДСЗ). Если объяснить максимально просто: это создание квалифицированного белого списка поставщиков (фактически, внутреннего каталога товаров), между которыми можно объявлять неограниченное количество быстрых аукционов. При этом список остается открытым для новых игроков в течение всего срока действия системы.
Главные преимущества ДСЗ:
Для заказчика: Квалификация поставщиков проходит только один раз в старте. Это радикально уменьшает операционные расходы, преодолевает ловушку «срочности» (когда за неимением времени компания переплачивает за повторные закупки) и позволяет легко централизовать процессы.
Для поставщика: Существенно упрощается участие в торгах, ведь не нужно каждый раз собирать пакет документов. Быстрые запросы цены минимизируют риски, связанные с валютными или рыночными колебаниями, что стимулирует здоровую конкуренцию.
Практическое измерение Сегодня коммерческий сектор может легко протестировать этот инструмент на практике. В частности, функционал ДСЗ уже доступен и активно развивается на площадке "Zakupivli.Pro" , где компании могут настроить систему под собственные категории товаров или услуг.
Кому это нужно и как преодолеть страхи?
Наибольший эффект ДСЗ дает для закупок с высокой волатильностью или сезонностью (например, запасные части, топливо, продукты питания, логистика), а также для компаний с разветвленной структурой.
Главный барьер на старте — страх перед новыми процессами и потребность инвестировать время в запуск системы. Закупочные команды боятся, что это лишь усложнит им жизнь. Однако все сомнения исчезают уже после первого пилотного проекта, когда высвобождается время на стратегическое планирование.
Совет руководителям: закупки как драйвер, а не тормоз.
Как говорил Льюис Кэрролл в «Алисе в Стране См.»: «Чтобы оставаться на месте, нужно бежать, а чтобы двигаться вперед – надо бежать со всех ног».
Закупки из-за требований к процедурам всегда будут в какой-то мере сдерживать темп бизнеса. Поэтому чтобы функция не стала тормозом, она должна не просто реагировать на запросы, а выступать драйвером постоянных улучшений.
Не стоит ждать, пока у компании возникнет кризис с закупкой сезонных или высокодефицитных товаров. Об изменениях и внедрении ГСЗ следует думать вперед — уже сейчас.
